Business Central Cloud Migration – ein Erfahrungsbericht Teil 3

Nach dem Beitrag Business Central Cloud Migration – ein Erfahrungsbericht Teil 2 geht es nun hier weiter.

Nach der Umstellung

Nun ist es soweit, wir sind mit unserer Business Central Version in der Cloud angekommen. Der Client und die Seiten laden schnell, das ist schon einmal sehr erfreulich.

Aber leider ist die Arbeit hier noch nicht ganz abgeschlossen. Einige Punkte, die mehr oder weniger schnell zu bewerkstelligen sind, sind hier noch abzuarbeiten.

Benutzer und Rechte

War als erstes auffällt ist, dass die Benutzer und die zugehörigen Rechte nicht vorhanden sind. Zwar gibt es auf der Seite Verwalten der Cloud Migration die Aktion Benutzerzuordnung definieren, diese Funktion übernimmt jedoch keine Benutzerrechte sondern nur den Namen der Benutzer, der z.B. bei Arbeitszeittabellen verwendet wird. Ein direktes Übernehmen der Rechte könnte auch fehleranfällig sein, dass es in der Cloud Version unter Umständen andere Berechtigungssätze bzw. andere Rechte gibt.

Praxistipp: Da das Anlegen der Benutzerrechte sehr zeitintensiv sein kann empfiehlt es sich mit Benutzergruppenmitgliedschaften zu arbeiten um diesen Prozess zu beschleunigen.

Eine Hilfe kann hier das Aufzeichnen von Berechtigungen sein, hier ein Video, wie das Aufzeichnen von Berechtigungen funktioniert:

Dynamics 365 Business Central: Aufzeichnen von Berechtigungen

Personalisierungen und gespeicherte Ansichten

Nachdem es sich ja nun um eine neue Umgebung handelt und die Benutzer neu eingerichtet wurden fehlen leider auch benutzerbezogene Systemdaten wie Personalisierungen und gespeicherte Ansichten. Diese müssen leider neu eingerichtet werden. Wenn Anpassungen für alle Benutzer gelten sollen empfiehlt es sich diese in AL zu machen, da die entsprechende App dann sofort eingespielt werden kann und die Benutzer hier eine Zeitersparnis haben.

Wir haben uns dazu entschieden Personalisierungen wieder bei Bedarf vorzunehmen. Das lief ganz gut nebenher, allerdings fand ich noch wochenlang Seiten, die ich personalisieren musste.

Sonstige Einrichtungen in Business Central

Ganz wichtig ist es noch vor der Inbetriebnahme der Cloud Version einen Blick auf Aufgabenwarteschlangen und Stammdatenvorlagen zu werfen. Diese werden ebenfalls nicht übernommen und müssen daher eingerichtet werden. Auch hier ist wieder entsprechend Zeit einzuplanen.

Wenn man von einer älteren Version von Business Central oder NAV (oder Navision) kommt kann es natürlich auch vorkommen, dass es jetzt Funktionalitäten gibt, die in der vorherigen Version noch nicht vorhanden waren und die man gerne nutzen möchte.

Ich möchte hier nur ein paar Beispiele auflisten ohne Anspruch auf Vollständigkeit:

  • E-Mail Funktionalität
  • Dokumentenlayouts
  • Wechselkursdienste
  • Automatisierter Zahlungsverkehr
  • Feldüberwachung
  • Verkaufspreiskalkulation

Praxistipp: Sehen Sie sich What’s New Materialien der Versionen zwischen Ihrer vorherigen und der neuen Version an. Eine Zusammenfassung aller Neuigkeiten pro Version finden Sie hier: What’s new in Business Central | NAVTALK – Alle Aufzeichnungen

Sales/Dataverse Verbindung einrichten

Ein großer und wichtiger Punkt war auch die Einrichtung unsere Sales/Dataverse Verbindung. Hier kam es auch anfänglich zu Problemen, da die Synchronisation nicht sofort wie beschrieben geklappt hat.

Die Synchronisation hat mehrmals, auch im wiederholten Test, unsere eingerichten Vorgaben ignoriert und überschrieben. Ein Test in einer Kopie vor der Aktivierung im Echtbetrieb ist unbedingt erforderlich. Es emfpiehlt sich dabei zwingend auch mit einer Testinstanz von Sales zu arbeiten.

Praxistipp: Legen Sie sich eine Testinstanz von Sales an und testen Sie die Verbindung nach der Testmigration mit der Business Central Sandbox.

Sonstige Verbindungen einrichten

Zu guter Letzt gilt es dann noch zu Überprüfen ob es noch weitere Verbindungen zu anderen Systemen gibt die einzurichten sind. Hier wären zum Beispiel Verbindungen zu Office Produkten wie Teams, Outlook und Excel zu erwähnen.

Auch Schnittstellen, die individuell programmiert wurden sind zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen.

Praxistipp: Sofern möglich ist es natürlich auch hier sinnvoll dies nach der Testmigration in der Sandboxumgebung zu testen.

Kennenlernen der neuen Umgebung

Spätestens jetzt ist es an der Zeit den Benutzern die neue Umgebung zur Verfügung zu stellen. Je nachdem von welcher Version Sie kommen, kann das eine große Umstellung für den einzelnen Benutzer sein, da unter Umständen vorher mit einem anderen Client (Windows Client, Classic Client) gearbeitet wurde.

Hier ist es natürlich sinnvoll den Benutzern bereits einen Zugriff zur Testumgebung zu geben und für entsprechende Schulungen zu sorgen.

Auf unserer Plattform befindet sich hierfür eine Grundkurs, der jährlich upgedatet wird und somit immer die neueste Version beinhaltet. Dieser Kurs erklärt das generelle Arbeiten mit dem Client wie z.B. Filtern, Ansichten optimieren, mit der Tastatur arbeiten,…

Ein Anleitung, wie man Ansichten optimieren kann und somit das Arbeiten erleichtern kann findet ihr hier:

Business Central: Ansichten optimieren

Hier ist der Link zum aktuellen Grundkurs: Business Central Grundkurs [2021]

Unser Fazit

Im Großen und Ganzen hat die Migration gut geklappt und das Arbeiten konnte schnell wieder aufgenommen werden. Wichtig und unerlässlich ist aber ein ausführliches Testen, da es sonst zu Überraschungen kommen kann mit denen man nicht gerechnet hat.

Im Bezug auf Einrichtung nahm das Projekt jedoch mehr Zeit in Anspruch als wir uns vor der Migration dachten.

Wir arbeiten jetzt seit einigen Monaten mit der Cloud Version und sind sehr zufrieden mit der Stabilität und der Geschwindigkeit und die automatischen Updates sind für natürlich ein besonderes Highlight.

Eine ausführliche Anleitung für die Business Central Cloud Migration findet ihr hier: Business Central Cloud Data Migration

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