Analysen und Auswertungen in Dynamics 365 Business Central

Ich kann mich noch gut erinnern, an die ersten Tage als ich mit Navision begonnen habe Kunden zu Betreuen und zu unterstützen. Neben der klassischen Einrichtung und Konfiguration war und ist das Thema Auswertungen in Dynamics 365 Business Central immer fixer Bestandteil.

Gut, so eine ERP Lösung bringt natürlich selbst bereits sehr viel an vorbereiteten Auswertungen mit, aber man weiß aus der Praxis, dass zahlreiche Auswertungen unternehmensspezifisch sind.

Oft sind nicht die Werkzeuge die Herausforderung, sondern vielmehr die Struktur der Daten. Wie sind die Zusammenhänge, wo stehen welche Daten und warum stehen dort diese Daten. Das sind Kenntnisse, die bei einem Spezialisten meistens bereits mitgebracht werden, und nicht von heute auf morgen Erwerben werden können.

Doch genau darum soll es nicht gehen, wenn wir von Werkzeugen sprechen, die eine Anwendung mitliefert. Aus diesem Grund bietet Dynamics 365 Business Central eine Vielzahl an Möglichkeiten und Funktionen, auf die ich gerne kurz eingehen möchte:

Das Kontenschema (Kontenschemata)

Microsoft: Kontenschemata dienen dazu, die Konten aus dem Kontenplan auf informative Weise anzuordnen. Durch die Möglichkeit zum Einrichten mehrerer Layouts können Sie die Informationen definieren, die Sie dem Kontenplan entnehmen möchten

Meine Formulierung: Das Kontenschema ist ein Berichts- und Analysewerkzeug für den Bereich der Finanzbuchhaltung. (+Kore) Es können dabei Plan und Ist Daten ausgewertet werden.

Das Kontenschema (Learn4D365)

Analyseberichte

Microsoft: Sie können Analyseberichte verwenden, um spezifische Berichte basierend auf den Datensätzen der gebuchten Transaktionen (z. B. Verkäufe, Einkäufe, Umlagerungen und Lagerregulierungen) zu erzeugen.

Meine Formulierung: Die Analyseberichte sind ein Berichts- und Analysewerkzeug für die Bereiche Einkauf / Verkauf / Lager. Es ist dabei funktional gut mit dem Kontenschema vergleichbar, mit wesentlichen Unterschieden in den Kennzahlen, da die Bereiche der Warenwirtschaft andere Inhalte mitbringen. (Beispiele: Kosten, Preise, Mengen, etc.)

Eine Analyseansicht erstellen (Learn4D365)

Analyse nach Dimensionen (Analyseansicht)

Microsoft: In einer „Analyse nach Dimensionen“ wird eine ausgewählte Kombination von Dimensionen angezeigt. Sie können jede Analyseansicht, die Sie eingerichtet haben, speichern und wieder aufrufen.

Meine Formulierung: Die Analyse nach Dimensionen erlaubt einen detaillierteren Blick auf die Finanzdaten. Vorausgesetzt Dimensionen sind in Verwendung. Um Buchungen ausschließlich über Konten auszuwerten, ermöglichen es Dimensionen den einzelnen Buchungen auch einen Zweck / Eigenschaft mitzugeben. (Beispiele: Kostenstelle, Kostenträger, Land, Gruppen, Mitarbeiter, etc.)

Das Werkzeug macht nur Sinn, wenn das Thema Dimensionen im allgemeinem in Business Central gut geplant zum Einsatz kommt.

Dimensionen

Dimensionen sind Attribute und Werte, die Posten kategorisieren, sodass Sie sie auf verschiedenen Dokumenten und in verschiedenen Werkzeugen auswerten können. Dimensionen können beispielsweise angegeben, aus welchem Projekt oder aus welcher Abteilung eine Bewegung stammt.

Man merkt also bereits, dass das Thema Dimensionen kein reines Thema des Finanzwesens ist. Die Analyse nach Dimensionen ist aber ein Werkzeug der Finanzdaten. Der Großteil der vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten bietet aber Filter für Dimensionen als Option an.

Berichte

Berichte sind im System bereits integrierte Auswertungen die vom Hersteller Microsoft, oder auch von ihrem Systempartner integriert werden sein können. Diese Berichte haben einen bestimmte Auswertungszweck und bieten häufig zusätzliche Filteroptionen auf Stammdaten, Bewegungsdaten, Dimensionen und Perioden.

Berichte finden Sie an verschiedene Stellen wie Listen, Karten, Rollencenter und andere Ansichten. Wenn Sie sich Gedanken über eine spezielle Auswertung machen, macht es durchaus Sinn in der entsprechenden „Abteilung“ innerhalb von Business Central nach vorhandenen Berichten Ausschau zu halten.

Das Erstellen dieser Bericht erfordert in den meisten Fällen Entwicklerkenntnisse mit Visual Studio Code, Report Builder und der Programmiersprache AL.

Excel

Nun, auf den ersten Blick erscheint dies als „Werkzeug“ vielleicht falsch formuliert, da Microsoft Excel natürlich eine völlig eigenständige Software ist. Die Integration der beiden Microsoft Produkte (was die Anwender auch erwarten) ist aber mittlerweile wirklich beachtlich.

Mit einigen Mausklicks sind nicht nur die Daten einfach kopiert, sondern kann man auch eine Online-Verbindung zum System herstellen. Das bringt nicht nur den Vorteil, dass viele Office-Anwender heute mit Excel Funktionen vertraut sind, sondern nach der Erstellung einer Analyse in Excel (denkt man nur an die Möglichkeiten der (Pivot) Tabellen, (Pivot) Charts etc.) können diese Daten jederzeit einfach direkt in Excel aktualisiert werden.

Erstellen, Speichern und wieder öffnen, aktualisieren, fertig. Optimal? Klar, aber die Auswertung selbst müsst ihr dann in Excel natürlich trotzdem zuerst selbst erstellen.

Listenansischten exportieren (Learn4D365)

Power BI (Desktop)

Ha, Power BI hätten vermutlich viele als ersten Punkt erwartet. Der Grund liegt einfach darin, dass es gerade in Präsentationen an erster Stelle gezeigt wird. Es ist schön, punkt, bewegt sich und redet nicht zurück 😊

Ernsthaft:

Microsoft Power BI: Cloudbasierte Dienste vom Hersteller Microsoft für die Erstellung von Analysen, Berichte und Dashboards. Durch den Einsatz der Cloud-Dienste stehen auch für große Datenmengen schnelle Auswertungsmöglichkeiten und für alle sogenannte Insights zur Verfügung. Erweiterte Kenntnisse erstellt von Diensten der künstlichen Intelligenz und Machine Learning. Außerdem ermöglicht es die Zusammenarbeit mehrere Benutzer auf Basis derselben Daten und Analyse.

Genial, praktisch, aber kostenpflichtig (zumindest für den ernsthaften Einsatz)

Power BI Desktop: Eine kostenfreie, lokal zu installierende Software die einiges an Visualisierungsfunktionen für das Erstellen von Auswertungen bietet. Aus meiner Erfahrung heraus, sofern man sich von Skripts fernhält, eine sehr anwenderfreundliche Anwendung, wenn von sich selbst (und den Auswertungen) nicht zu viel erwartet, es aber schön bunt und interaktiv mag.

Das Ganze ist kostenfrei, kann aber bei Bedarf mit den Cloud Services kombiniert werden.

Externe Werkzeuge in der Übersicht (Learn4D365)

KPI für Kontenschema

Dies ist eine Erweiterte Einrichtung für die Excel Integration, die es ermöglicht seine Kontenschemata und deren generierten Kennzahlen außerhalb von Business Central zu nutzen. Klassische Einsatzgebiete sind Excel und Power BI (Desktop)

Weitere Funktionen in Dynamics 365 Business Central

Abseits der „großen“ Punkte finden sich in Business Central diverse kleinere Variante, die durchaus interessant sein können. So kann man Listenansichten mit Filtern versehen und diese Ansichten auch als eigene Ansichten abspeichern, oder bestimmte Dinge im Rollencenter anzeigen lassen oder sich direkt ansehen. Diese Dinge sind in der täglichen Arbeit eigentlich nicht zu übersehen und ergeben sich bei regelmäßiger Nutzung durchaus automatisch.

Wie ihr sehen könnt, gibt es neben der Möglichkeiten Analysen erstellen zu lassen, zahlreiche Funktionen für Anwender. Persönlich bin und war ich immer ein Freund davon auch Dinge zu nutzen die vorhanden sind. Natürlich muss man daher vielleicht Zeit für das Erwerben der Kenntnisse investieren. Dafür erhält man aber nicht nur neue Skills und eine eigene Auswertung, sondern die Flexibilität diese Auswertung auch jederzeit an seine Geschäftsbedürfnisse anpassen zu können.

Analysetools und Auswertungen in Business Central

Um einen ersten, kompakten und effizienten Überlick alle Möglichkeiten zu erhalten, bietet sich folgendes Online-Training Analysetools und Auswertungen in Business Central an.

Der Kurs gibt in ca. 5 Stunden, und vielen kleinen, aber in sich geschlossenen Einheiten einen effizienten Überblick für Anwender.